Unser Hersteller-Partner Sennheiser gibt heute 10 Tipps für eine erfolgreiche Telko mit dem Sennheiser Konferenz-Knigge für Telefonkonferenzen:
Telefonkonferenzen gehören mittlerweile fast zu den alltäglichen Aufgaben im Büro. Für ein erfolgreiches Meeting über Softphone und Telefon gibt Sennheiser Tipps zur effizienten Gestaltung.
Vor der Einwahl:
1. Bereiten Sie sich vor
Suchen Sie Unterlagen heraus, sichten Sie Protokolle vom Vormeeting und stellen Sie sicher, dass Sie aussagekräftig zu Ihren Aufgaben sind.
2. Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld
Im Büro: Informieren Sie Ihre Kollegen oder hängen Sie ein Bitte-nicht-stören-Schild an die Tür.
Zu Hause: Gehen Sie in ein Zimmer, in dem keine privaten Störungen durch Kinder, Hunde oder den Postboten möglich sind.
3. Rechtzeitig einwählen
Wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor dem Termin ein. Um 100% sicher zu sein, testen Sie die Einwahl ggf. einen Tag vorher – falls Einwahldaten nicht funktionieren, bleibt noch Zeit für die Prüfung der Technik oder der Zugangsdaten.
4. Nicht laut mitsingen!
Auch wenn die Wartemusik bei einer Telefonkonferenz noch so zum Mitsummen animiert: Sie wissen nie, wann die Leitungen freigeschaltet werden.
Während der Konferenz:
5. My name is…
Nennen Sie in großen Konferenzrunden Ihren Namen, bevor Sie Ihren Redebeitrag leisten. Wenn es viele neue/unbekannte Teilnehmer sind, nennen Sie auch kurz Ihre Funktion im Unternehmen oder innerhalb des Projektes.
6. Schreiben Sie mit – aber klassisch
Machen Sie sich Notizen, aber vermeiden Sie Tippgeräusche. Wenn viele Leute parallel „in die Tasten hauen“, kann das sehr störend sein. Also tun Sie sich und den anderen einen Gefallen und greifen Sie zum Stift. Praktischer Nebeneffekt: Das regt auch neue Synapsen im Gehirn an.
7. Reden ist Silber…
Vermeiden Sie unnötige Kommentare oder Späßchen nach der Begrüßungsrunde. Das kostet unnötig Zeit und bringt Sie dem gesetzten Ziel der Konferenz nicht unbedingt näher. Reden Sie nur, wenn Sie angesprochen werden oder einen wichtigen Beitrag leisten können.
8. Telkozeit ist Fastenzeit
Kein Essen, kein Kaugummi, nicht einmal trinken ist während einer Telko zu empfehlen. Alle Geräusche werden übertragen – also auch Schluckgeräusche (dasselbe gilt fürs Rauchen…). Wenn Sie sich nicht aktiv an dem Gespräch beteiligen, empfiehlt es sich, die „Mute-Funktion“ Ihres Headsets zu nutzen.
9. No Facebook & Co
Lassen Sie Ihre Social Media Aktivitäten außen vor. Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt der Telefonkonferenz – nur so wird die Arbeitszeit aller Teilnehmer effizient genutzt.
10. Achtung, Aufzeichnung!
Vermeiden Sie Lästereien über Abwesende (und erst recht über virtuell Anwesende). Es kann immer sein, dass das Gespräch aufgezeichnet und einem größeren Kollegenkreis zur Verfügung gestellt wird.
Die passenden Headsets für erfolgreiche Telefonkonferenzen erhalten Sie bei Ihrem autorisierten Sennheiser Telecom-Partner Oberberg-Online. Weitere Informationen zu unseren Headset- und Telefonielösungen finden Sie auf unserer Webseite.
Wir freuen uns auf Ihr Feedback unter 02261 9155050 oder vertrieb@oberberg.net
Weitere Informationen rund um das Thema Telefonkonferenzen finden Sie z.B. unter www.telefonkonferenz.info
